Dokumentų saugojimo terminai: ką ir kiek metų saugo MB

Lentelėje rasi, kiek metų MB saugo sąskaitas faktūras ir darbo užmokesčio dokumentus. Taip pat sužinosi, ar užtenka skenuotų kopijų ir kas saugo dokumentus po MB likvidavimo.

Dokumentų saugojimo terminai: lentelė

Lietuvos vyriausiasis archyvaras patvirtino Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklę. Toliau ją vadiname Rodykle. Dabar taikai redakciją, kuri galioja nuo 2024 m. spalio 1 d.

Rodyklėje archyvaras nurodo mažiausius terminus. Jei nori, dokumentus gali laikyti ir ilgiau. Lentelėje rasi buhalterinių dokumentų saugojimo terminus. Pridėjome ir kelis kitus MB dokumentus.

Banko išrašas patvirtina operaciją, todėl jis irgi yra apskaitos dokumentas (Finansinės apskaitos įstatymo 2 str. 6 d.). Jį saugai 10 metų, kaip ir sąskaitas.

Kiek metų saugoti sąskaitas faktūras

PVM sąskaitą faktūrą saugai 10 metų nuo jos išrašymo dienos (PVM įstatymo 78 str. 7 d.). Tą patį terminą taikai sąskaitoms, kurias išrašai, ir toms, kurias gauni. Gautas PVM sąskaitas faktūras saugo ir MB, kuri nėra PVM mokėtoja.

Paprastą sąskaitą be PVM irgi saugai 10 metų, nes tai apskaitos dokumentas (Rodyklės 3.15 p.). Daugiau apie sąskaitas rasi sąskaitos faktūros gide.

Darbo užmokesčio dokumentų saugojimas

Iš darbo užmokesčio apskaičiavimo dokumentų 50 metų saugai tik vienos rūšies dokumentus, pavyzdžiui, žiniaraščius (Rodyklės 3.20 p.). Kitiems darbo užmokesčio dokumentams užtenka 10 metų. Jei MB turi darbuotojų, svarbūs ir šie terminai:

• Darbo sutartis ir jų priedus saugai 50 metų nuo sutarties nutraukimo (2.3 p.).
• Sprendimus dėl darbuotojo priėmimo, perkėlimo, atleidimo ir darbo užmokesčio laikai 50 metų (2.1.1 p.).
• Kasmetinių atostogų ir komandiruočių sprendimams pakanka 3 metų (2.1.2 p.).
• Darbo laiko apskaitos žiniaraščius saugai 10 metų (2.20 p.).

Lėšos, kurias MB narys pasiima asmeniniams poreikiams, yra avansu išmokamas pelnas (Mažųjų bendrijų įstatymo 24 str.). Jos nėra darbo užmokestis, todėl 50 metų termino joms netaikai. Lėšų paėmimo dokumentą ir pavedimą saugai 10 metų, kaip kitus apskaitos dokumentus.

Nuo kada skaičiuoti saugojimo terminą

Prie kai kurių dokumentų archyvaras Rodyklėje nurodo, nuo kada skaičiuoti. Darbo sutarčiai 50 metų skaičiuoji nuo jos nutraukimo, o pirkimo sutarčiai 10 metų nuo įvykdymo. PVM sąskaitos faktūros terminą skaičiuoji nuo jos išrašymo dienos.

Kitiems dokumentams archyvaras pradžios nenurodo. Bendrą taisyklę jis nustatė tik valstybės įstaigoms. Įstaigos terminą skaičiuoja metais nuo bylos užbaigimo metų pabaigos (Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 48 p.).

MB patogu elgtis taip pat. Kiekvienų metų dokumentus dėk į atskirą aplanką. Tada 2026 m. dokumentų 10 metų terminą skaičiuoji nuo 2026 m. pabaigos. Jie turi išlikti bent iki 2036 m. gruodžio 31 d.

Apskaitos dokumentų saugojimas: ar užtenka skenuotų kopijų

Popierinius MB dokumentus gali saugoti elektronine forma ir popieriaus nelaikyti (Dokumentų ir archyvų įstatymo 12 str. 3 d.). Išimtis yra nuolat saugomi dokumentai, bet Rodyklėje tokio termino nėra. Tik turi užtikrinti, kad skaitmeninis vaizdas yra tikras.

Lietuvos vyriausiasis archyvaras tam patvirtino Popierinių dokumentų atrankos ir išsaugojimo elektronine forma tvarkos aprašą. Jame yra šie žingsniai:

1. Pirmiausia įvertini dokumentus pagal aprašo kriterijus ir parengi atrankos išvadą. Tada vadovas priima sprendimą juos skaitmeninti.
2. Skenuoji JPG, TIFF arba PDF formatu, bent 300 dpi raiška ir 24 bitų spalvomis. Vaizdas turi būti įskaitomas, o prie jo išsaugai metaduomenis.
3. Skaitmeninį vaizdą pasirašai elektroniniu parašu arba patvirtini elektroniniu spaudu.
4. Popierinį originalą gali sunaikinti, kai su juo baigei visus darbus ir atlikai visus aprašo žingsnius. Reikalavimą jį laikyti dar 6 mėnesius archyvaras panaikino 2025 m. balandį.

Jei kopiją padarei be šios tvarkos, popierinį originalą pasilik. Vis tiek gali sąskaitą nufotografuoti ir iš karto užregistruoti apskaitoje.

Sąskaitą, kurią gavai el. paštu ar per sistemą, saugok kaip failą. Elektroninę PVM sąskaitą saugai kartu su duomenimis apie jos kilmę. Tie duomenys turi įrodyti, kad sąskaitos turinys nepakito (PVM įstatymo 78 str. 7 d.).

Popierines PVM sąskaitas laikai Lietuvoje. Elektronines gali laikyti ir užsienio serveryje, jei VMI gali jas gauti ir skaityti. Serveris negali būti šalyje, kurioje negalioja ES ar joms tolygios mokesčių savitarpio pagalbos taisyklės.

Kiek metų atgal VMI gali tikrinti mokesčius

VMI gali perskaičiuoti mokestį už einamuosius ir 3 praėjusius metus (Mokesčių administravimo įstatymo 68 str. 1 d.). Metus ji skaičiuoja atgal nuo sausio 1 d. tų metų, kuriais pradeda tikrinti. Pavyzdžiui, jei VMI pradeda tikrinti 2026 m., ji gali perskaičiuoti 2023–2026 m. mokesčius.

Kai kuriais atvejais VMI gali grįžti 5 metus atgal (68 str. 4 d.). Taip būna, kai ji perskaičiuoja nario gyventojų pajamų mokestį. Tiek pat VMI gali tikrinti MB, kuri neatitinka minimalių patikimo mokesčių mokėtojo kriterijų. PVM atskaitą už nekilnojamąjį ilgalaikį turtą VMI gali tikrinti net 10 metų (68 str. 6 d.).

Kai VMI tikrinimo laikas baigiasi, dokumentų naikinti vis tiek negali. Juos laikai visą Rodyklės terminą. Per patikrinimą tu privalai pateikti VMI reikiamus dokumentus (40 str. 8 p.). Jei nesutinki su VMI skaičiavimu, pats turi įrodyti, kad jis neteisingas (67 str. 2 d.).

Kai trūksta dalies dokumentų, perskaityk, kaip sutvarkyti apleistą MB apskaitą.

Kas saugo dokumentus po MB likvidavimo ar reorganizavimo

MB likvidavimą tvarko likvidatorius. Jis privalo perduoti MB dokumentus saugoti (Mažųjų bendrijų įstatymo 30 str. 10 d. 6 p.). Dokumentus, kurių terminas dar nesibaigė, jis atiduoda savivaldybei pagal MB buveinę. Tai jis padaro iki MB išregistravimo (Dokumentų ir archyvų įstatymo 17 str.).

Archyvaras nustatė, kaip vyksta perdavimas (įsakymas Nr. V-156). Likvidatorius pateikia savivaldybės administracijai prašymą. Perdavimą abi pusės įformina aktu. Tada savivaldybė išduoda pažymą arba duomenis perduoda Registrų centrui elektroniniu būdu. Šios informacijos reikia, kad Registrų centras išregistruotų MB.

Jei dokumentų neliko, likvidatorius vis tiek kreipiasi į savivaldybę ir paaiškina priežastis. Savivaldybė dokumentus saugo, kol baigiasi jų terminai.

Kai MB jungiasi ar skaidosi, jos teises ir pareigas perima kita MB (Mažųjų bendrijų įstatymo 27 str.). Dokumentų ir archyvų įstatymo 17 straipsnis perdavimą savivaldybei numato tik likvidavimo atveju. Kita MB saugo dokumentus, kuriuos perėmė, kol baigiasi jų terminai (12 str. 1 d. 3 p.).

Kaip MB tvarkingai saugoti dokumentus

Už dokumentų išsaugojimą atsako MB vadovas (Dokumentų ir archyvų įstatymo 12 str. 2 d.). Jis nustato ir apskaitos dokumentų saugojimo tvarką (Finansinės apskaitos įstatymo 10 str. 1 d.). Mažai MB užtenka kelių paprastų taisyklių.

• Laikyk viską vienoje vietoje. Popierių dėk į metų aplanką, o failus į metų katalogą.
• Pavadink failus vienodai. Pradėk data, po jos rašyk tiekėją ir numerį, pavyzdžiui, 2026-03-03_Tiekejas_SF-123.pdf.
• Daryk atsarginę kopiją. Failus laikyk bent dviejose vietose, pavyzdžiui, debesyje ir išoriniame diske.
• Atskirk ilgus terminus. Darbo sutartis ir darbo užmokesčio žiniaraščius laikyk atskirai, nes jiems taikai 50 metų.
• Įformink naikinimą. Kai terminas baigiasi, vadovas patvirtina dokumentų naikinimo aktą (įsakymas Nr. V-152, 19 p.).

Jei sąskaitas įkeli į Zitutę, kiekvieną dokumentą rasi šalia jo apskaitos įrašo. Kaip tvarkyti pačią apskaitą, rašome gide „MB apskaita: kaip ją tvarkyti pačiam“.

Dažni klausimai

Šaltiniai

1. Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklė (įsakymas Nr. V-100, redakcija nuo 2024-10-01), e-seimas
2. Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymas (12, 13, 17 str.), e-seimas
3. Lietuvos Respublikos pridėtinės vertės mokesčio įstatymas (2 ir 78 str.), e-seimas
4. Lietuvos Respublikos mokesčių administravimo įstatymas (40, 67, 68 str.), e-seimas
5. Lietuvos Respublikos finansinės apskaitos įstatymas (2 ir 10 str.), e-seimas
6. Lietuvos Respublikos mažųjų bendrijų įstatymas (20, 24, 25, 27, 30 str.), e-seimas
7. Likviduojamų juridinių asmenų dokumentų perdavimo toliau saugoti ir pažymų išdavimo tvarkos aprašas (įsakymas Nr. V-156), e-seimas
8. Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės (įsakymas Nr. V-118, 48 p.), e-seimas
9. Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklės (įsakymas Nr. V-152), e-seimas
10. Popierinių dokumentų atrankos ir išsaugojimo elektronine forma tvarkos aprašas (įsakymas Nr. VE-73), e-seimas
11. Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba: 2025-04-28 įsakymais pakeista popierinių dokumentų išsaugojimo elektronine forma tvarka

Turinį parengė ir peržiūrėjo Zitutės komanda. Tai bendro pobūdžio informacija, ne individuali konsultacija: tavo situacija gali skirtis. Radai netikslumą? Parašyk labas@zitute.lt.